Hva er en AI-resepsjonist?
En AI-resepsjonist er programvare som tar imot telefonsamtaler og meldinger for en bedrift, slik en resepsjonist gjør. Den forstår hva kunden spør om, svarer ut fra bedriftens egen informasjon, booker timer i kalenderen og setter over til en ansatt når saken krever det. Kunden får hjelp i samtalen, i stedet for å legge igjen en beskjed.
Hvordan fungerer en AI-resepsjonist?
Når noen ringer, gjøres talen om til tekst. En språkmodell leser teksten sammen med informasjonen bedriften har gitt, for eksempel åpningstider, priser, tjenester og rutiner, og bestemmer hva som skal sies eller gjøres. Svaret leses opp med en syntetisk stemme. Alt skjer fortløpende, så det oppleves som en vanlig samtale.
I tillegg til å snakke kan agenten gjøre ting: slå opp ledig tid og booke i kalenderen, sende SMS med bekreftelse, sette samtalen over til et telefonnummer eller lagre en henvendelse i et CRM. Hva den har lov til, bestemmer bedriften.
Hva er forskjellen på en AI-resepsjonist og en telefonsvarer?
En telefonsvarer spiller av en melding og tar opp en beskjed. Noen må lytte til beskjeden og ringe tilbake. En AI-resepsjonist fører selve samtalen. Den kan svare på spørsmålet med en gang, avtale tid og avgjøre om saken haster.
Et tradisjonelt sentralbord med tastevalg («trykk 1 for …») skiller seg på samme måte: kunden må passe inn i menyen. En AI-resepsjonist forstår saken når kunden forklarer den med egne ord.
Hvem passer en AI-resepsjonist for?
Det passer best for bedrifter der telefonen ringer oftere enn noen rekker å svare, og der mange samtaler handler om det samme. Typiske eksempler er tannleger og legesentre som bruker mye tid på timebestilling, håndverkere som står på en jobb når kunden ringer, og verksted, eiendomsmeglere og regnskapsbyrå med mange like spørsmål.
Mange bruker den som avlastning, ikke erstatning: de ansatte tar samtalene de rekker, og AI-en tar resten, i lunsjen, etter stengetid og når flere ringer samtidig.
Hva koster en AI-resepsjonist?
Prisen avhenger vanligvis av hvor mange minutter agenten snakker. Hos Voximate starter telefon og chat på 1 490 kr i måneden eks. mva med 100 taleminutter, Bedrift koster 3 990 kr med 500 minutter og Pro 8 990 kr med 2 000 minutter. Det er ingen bindingstid, og dere kan teste med 30 gratis taleminutter.
Hva bør man se etter?
Språk: hør hvordan den snakker norsk, og om den forstår folk som snakker fort, med dialekt eller i støy. Kontroll: kan dere bestemme hva den svarer på, og hva som skal settes over? Integrasjoner: kan den booke i kalenderen dere faktisk bruker? Innsyn: får dere transkripsjon av hver samtale? Og personvern: hvor behandles dataene, og finnes det databehandleravtale?
Den enkleste testen er å ringe agenten selv før kundene gjør det.
Spørsmål og svar
Merker kundene at de snakker med en AI?
Stemmen er naturlig, men mange merker det, og det er greit. Det viktigste for kunden er å få svar med en gang. Agenten kan også si fra at den er en digital assistent.
Kan en AI-resepsjonist booke timer?
Ja, når den er koblet til kalenderen eller timeboken. Den finner ledig tid, setter den av og sender bekreftelse på SMS.
Hva skjer når AI-resepsjonisten ikke kan svare?
Bedriften bestemmer det: samtalen settes over til en ansatt, eller saken noteres og sendes videre på SMS slik at noen kan ringe tilbake.